DOCUMENTS CONTRACTUELS
Après réception de vote, confirmation, CLUB EDUCTOUR VOYAGES vous adressera les documents suivants :
· Un contrat entre CEV et votre établissement, reprenant tous les éléments techniques du voyage ainsi que votre programme, les conditions d'assurance, les conditions particulières et les conditions générales, QUI TIENT LIEU DE CONFIRMATION DE SEJOUR.
· Un exemplaire du programme personnalisé, accompagné d'une fiche d'inscription, récapitulative des conditions d'assurance et d'annulation, pour chaque élève, précisant l'échéancier établi entre vous et CEV.

" La circulaire n° 86-317 du 22 octobre 1986, relative à la déconcentration des autorisations de sorties et voyages collectifs d'élèves, a confié aux chefs d'établissement du second degré la délivrance des autorisations portant sur l'organisation générale de la sortie ou du voyage. Ce texte a néanmoins rappelé la réglementation antérieure en précisant que, pour les voyages à l'étranger, les demandes d'ordre de service des personnels d'encadrement continueront à être adressées au recteur pour autorisation.
Ce dispositif de procédures d'autorisation fait donc intervenir deux échelons hiérarchiques pour permettre la réalisation de voyages scolaires à l'étranger. À l'expérience, il apparaît difficile de dissocier la responsabilité de l'organisation générale de la sortie ou du voyage et la délivrance de l'ordre de service. En effet, soit l'examen des demandes d'ordre de service à l'échelon rectoral est purement formel et n'en constitue pas moins une gêne pour l'établissement scolaire dans la préparation du voyage, soit ce contrôle est réel et déplace en ce cas le véritable centre de décision d'autorisation du projet formé par l'établissement.
Aussi, afin de permettre une simplification administrative allant dans le sens de la constitution d'un " bloc de compétence ", l'ordre de service pour les voyages à l'étranger, quelles que soient la durée et la destination de ceux-ci, sera à présent établi par le chef d'établissement qui devra toutefois transmettre pour information à l'autorité académique une note sur les conditions d'organisation du voyage accompagnée des ordres de service délivrés.
Pour ne pas gêner les préparatifs du voyage, les observations éventuelles des services rectoraux devront intervenir dans le délai de quinze jours qui suit la transmission.
Cette mesure de déconcentration s'inspire également des principes mis en oeuvre pour les autorisations d'absence des personnels enseignants préconisant la nécessité d'adapter le niveau d'autorisation au niveau de gestion des moyens de remplacement [note de service n° 86-302 du 14 octobre 1986]. "
La présente circulaire prendra effet à compter de la rentrée scolaire 1988.
( BO n° 34 du 13 octobre 1988.)

Ce qu'il faut savoir :
C'est le chef d'établissement qui donne l'autorisation pour l'organisation du voyage et les ordres de service.
Pour l'encadrement.
" Il appartient au chef d'établissement d'évaluer le nombre d'accompagnateurs nécessaires... " ; il lui est possible " d'autoriser des personnes étrangères à l'éducation, notamment des parents d'élèves, à prêter leur concours aux enseignants... ".
" Toute sortie ne pourra excéder une durée de cinq jours prise sur le temps scolaire ".

PAIEMENT DE L'ACOMTE
3 semaines s'écoulent alors pendant lesquelles vous collecterez les acomptes des participants, ce qui permettra à l'agent comptable d'établir un acompte de 30 % qui sera adressé à CEV sous forme de :
Chèque, virement bancaire, etc., selon les moyens utilisés habituellement dans votre établissement.

Vous pourrez par la suite nous adresser des paiements intermédiaires avant le versement du solde qui doit intervenir 3 semaines avant le départ, car la formule de l'échelonnement est souvent très appréciée par les parents, sans toutefois multiplier le nombre des paiements, ce qui peut alourdir la tâche des professeurs et du gestionnaire.

Pour qu'un devis personnalisé soit mis au point pour vous, basé sur le contenu de votre choix et le nombre de participants attendus.
Ce devis vous sera adressé rapidement après votre demande, par courrier, téléfax ou Email. Il contiendra toutes les informations tarifaires, les détails des entrées, des repas en route, et des assurances.
Une option vous sera alors donnée pour une durée variable, selon les disponibilités hôtelières en particulier et aérienne;
Ce document vous permettra de présenter votre projet au Conseil d'administration de votre établissement le cas échéant.

LE FONDS DE CAISSE (4 Euros) par élève vous sera remis soit au bureau de CEV, soit à l'arrivée, soit par le conducteur de l'autocar, ainsi que d'éventuelles provisions nécessaires au voyage.
- Les titres de transport aériens, ferroviaires, maritimes, sont soit envoyés, soit remis à l'aéroport ou au port d'embarquement.

UN EXEMPLAIRE DES DOCUMENTS DE ROUTE EST ENVOYE A LA COMPAGNIE D'AUTOCAR.

Le vote a ensuite lieu et le voyage peut alors en général être confirmé auprès de CLUB EDUCTOUR VOYAGES